Blogi

Inventaarion aika

Monessa organisaatiossa pohditaan, miten hierarkiaa madallettaisiin, nopeutettaisiin päätöksentekoa ja saataisiin työntekijät ottamaan enemmän vastuuta. Voidaan puhua itseohjautuvuudesta, palvelevasta johtamisesta, yhdessä ohjautumisesta ja niin edelleen. Yhdistävä tekijä on kuitenkin se, että jostain halutaan pois ja jotain halutaan muuttaa.

Teoriassa asiat ovat yksinkertaisia. Ihmiset ovat yksimielisiä: Kyllä! Me luotamme työntekijöihimme, Kyllä! Haluamme olla ketterä ja kokeileva organisaatio. Ajattelu on helppoa, mutta toimiminen arjessa kiireen keskellä eri tavoin on todellinen haaste.

Mille kaikelle arjessa olemme sokeutuneet? 

Inventaario on luettelo tavaroista ja materiaaleista, jotta selviäsi, mitä tavaroita on omistuksessa ja mitä on mahdollisesti kadonnut. (Wikipedia) 

Uudistumisen esteeksi muodostuvat johtajuus- ja työkäytänteet, joita ei huomata ja tunnisteta. Ne voivat koskea raportointivelvollisuuksia, päätöksentekoa, hankintaperiaatteita, kokouskäytänteitä jne. Inventaario organisaatiossa tarkoittaa sitä, että henkilöstöä kannustetaan ehkä jopa palkitaan turhien ja vanhojen käytänteiden ilmi tuomisesta.

Esimerkiksi jos tavoitteena on itseohjautuva tiimi, paras ratkaisu ei ole tiimikokouksia pitävä esimies, joka vetää monologina kokousta itse laatimansa esityslistan pohjalta. Useissa organisaatioissa inventaario voisi lähteä liikkeelle kokouskäytänteistä.

Toisessa esimerkissä esimies kertoo luottavansa työntekijään, mutta ei anna hänen kuitenkaan pitää etätyöpäiviä perjantaisin. Syynä eivät ole työtehtävät vaan epäluottamus työntekijän lipeämisestä vapaalle. Tällöin inventaarion kohde olisi etätyökäytänteet ja luottamuksen lisääminen. Kolmannessa esimerkissä työntekijää kannustetaan tekemään rohkeasti kokeiluja ja ottamaan vastuuta, mutta samanaikaisesti viesti johtotasolta on, että ohjeita pitää seurata tarkasti. Näin ollen todellista liikkumavapautta ei kuitenkaan ole. Tällöin inventaarion kohde olisi sisäisen johtamisen johdonmukaisuus.

Inventaarion liittyy olennaisesti kyky tunnistaa puuttuvia ja kadonneita asioita. Puuttuvaksi asiaksi voidaan huomata esimerkiksi liian vähäinen dialogi eri liiketoimintayksiköiden välillä. Tässä yhteydessä todetaan, ettei vanha tapa toimi (sähköpostikeskustelu) vaan tarvitaan uudenlaisia monipuolisempia foorumeita keskustelulle.

Inventoidaan joka tasolla

Inventaario koskee jokaista organisaation tasoa niin työntekijöitä kuin johtoa. Se vaatii organisaation jäseniltä aitoa halua tarkastella toimintaa kriittisesti ilman ”oman pesän” suojelun tarvetta. ”Uudistumisen tie ei ole helppo. Ihminen tuntee itsensä helposti ahdistuneeksi ja tyhmäksi sellaisissa tilanteissa, joissa aiemmat sisäiset mallit haastetaan (Kirjavainen & Laakso-Manninen 2010).

Inventaario ei siis tietenkään ole helppoa, mutta kuitenkin välttämätöntä jotta uudistuminen onnistuu. Inventaariossa pääsee hyvin alkuun neutraaleilla kysymyksillä: Miksi teemme näin? Miten tämä edistää haluamaamme muutosta? Mitä muita vaihtoehtoja meillä on? Välillä porukalla on hyvä kokoontua pitämään inventaariotalkoita. Talkoisiin kuuluu asianmukaisesti yhteistä puurtamista, mutta myös hauskaa yhteisöllisyyttä tukevaa yhdessäoloa.

Millaisia inventaarioita teillä on tehty?

Idealähteenä käytetty Kirjavainen & Laakso-Manninen 2010. Kestävä uudistuminen.

Kirjoittaja on Marianne Hemminki, joka on erityisen kiinnostunut itseohjautuvuudesta ja matalan hierarkian organisaatioista. Hän on mukana Murroksessa- kirjahankkeessa, jossa tutkitaan muun muassa näitä ilmiöitä.