Olisiko aika retrottaa etätyöskentelyä?

”Jotenkin yhteistyö on tahmeaa”
”Tämä etätyö on vähän yksinäistä”
”Aika paljon Teamsiä päivässä, huoh”

Milloin teillä on pysähdytty miettimään sitä, miten teette yhdessä töitä etänä?

Isolle osaa organisaatioita näin laajamittainen etätyö on edelleen uutta. Kipua on aiheuttanut lähityön siirtäminen sellaisenaan etämaailmaan. Nyt jos koskaan pitäisi keksiä uusia työn käytänteitä. Etätyö on tullut jäädäkseen tavalla tai toisella.

Ohjelmistoalalle tuttu käsite retrospektiivi (tuttavallisemmin retro) auttaa tiimiä kehittämään toimintaansa. Se on tiimin säännöllinen tapaaminen, strukturoitu reflektointi, joka on tietynlaiseen rakenteeseen ja vaiheisiin sidottu. Kun pari vuotta sitten törmäsin tähän malliin, jäin miettimään, miksi retroamme organisaatioissa niin vähän? Kehittämispäivien sykli on aivan liian hidas ja ei vastaa koko ajan muuttuvan maailman tarpeisiin. Kyselin tästä verkostoltani, ja sain usein vastauksen, että koko ajanhan me keskustellaan asioista. Tästä huolimatta tuntui, ettei keskusteluista kuitenkaan usein seurannut mitään konkreettista muutosta.

Mikä ero on sitten ns. tavallisella keskustelulla ja retrolla?

Yksi merkittävin ero on, että retron vetää joku tiimin ulkopuolinen henkilö. Esimerkiksi Vincitillä on oma sisäinen fasilitaattoreiden pooli, josta voi pyytää vetäjän retrolle. Toinen keskeinen ero on aiemmin mainittu retron ennalta määritelty rakenne ja vaiheet, joissa hyödynnetään erilaisia fasilitointimenetelmiä. Tämä helpottaa ihmisten orientoitumista keskusteluun ja auttaa löytämään uusia näkökulmia. Muutaman reflektointikeskustelun jälkeen kaikki tietävät, mistä on kyse. Lisäksi retrossa vallitsee luottamus siitä, että kukin toimii niin hyvin, kuin vain heidän tämänhetkisten taitojen ja resurssien mukaan vain kykenee (retron pääohjesääntö).

Retrolle tyypillistä on kokoontuminen säännöllisin väliajoin. Tämä tuo ryhtiä keskusteluun ja mahdollistaa, että kaikki pääsevät ääneen. Retron keskeisenä ideana on, että siinä sovitaan toimenpiteet, joita lähdetään kokeilemaan. Seuraavassa retrossa tarkastellaan, miten nämä kokeilut ovat toimineet, ja jaetaan oivalluksia ja uusia toimenpide-ehdotuksia. Etämaailmassa tällaisia kokeiluja voisivat olla esim. tietoisempi palautteen antaminen kollegoille, kävelykokousten kokeilu tai yhteistyön toteuttaminen soveltaen pomodore-tekniikkaa. Yhtä kokeilua tehtäisiin kahden viikon ajan. Säännöllinen suunnittelu ja toimenpidekokeilujen seuranta vahvistavat muutoksen toteutumista ja ennen kaikkea onnistumisen mahdollisuutta. Kun kokeilulla on aidosti aikajakso, kynnys lähteä kokeilemaan madaltuu, ja kaikki on helpompi saada mukaan. 

Jos kahden viikon välein käytettäisiin tunti tiimin kanssa retroon siitä, miten me teemme työtä yhdessä ja mitä haluamme parantaa ja kokeilla, voisiko etätyöstä tulla vielä parempaa? Syntyisikö uusia tapoja tehdä töitä yhtäaikaisesti ilman muodollisia palavereita? Löytäisimmekö keinoja rakentaa yhteisöllisyyttä vaikka emme kohtaa päivittäin käytävillä? Olisiko asioita eri tavoin järjestämällä mahdollista saada päiviin lisää tilaa ajatella ja joustavuutta?

Mitä mieltä olet?

Kirjoittaja on Marianne Hemminki (Capacitar) organisaatiokehittäjä ja coach, jonka mielestä meidän pitäisi keskustella paljon enemmän siitä miten teemme asioita yhdessä.

Leave a Reply